Briefing

Cliente do segmento educacional com forte atuação em serviços, voltados ao fornecimento de mão de obra e inclusão social no modelo de Jovem Aprendiz, com a necessidade de ter uma ferramenta que garantisse o controle operacional da empresa, tal como gestão educacional, financeiro, recursos humanos e principalmente o controle dos contratos de estágios.

Desafios

A empresa não tinha usado nenhum sistema de gestão integrada anteriormente, dessa forma, as áreas de negócio não estavam em sinergia. Um dos maiores ofensores era de criar esse entendimento sobre a correlação dos departamentos e os impactos que os processos entre eles geram no ERP e — garantir a aderência de toda regra de negócio do cliente em uma única ferramenta.

Solução

Neste cenário foram implantadas as soluções TOTVS para Folha de Pagamento, Gestão de Pessoas, Faturamento, Contabilidade, Patrimônio e Financeiro, de forma a garantir que todas as áreas da empresa estivessem com seus processos dentro do ERP. O core do business do cliente, foi adaptado dentro do sistema através de customizações desenvolvidas com metadados e fórmulas visuais, com isso, fazendo toda a gestão dos seus recursos, contratos e faturamentos! Totalmente integrado com os módulos do ERP, garantindo que a informação transite entre os departamentos de maneira íntegra, rastreável e confiável. Além de prover automações para realizar todo o faturamento da empresa e assegurar que a comunicação da cobrança com seus clientes acontecesse com fluidez.

Resultados

99,9%
na disponibilidade de serviços

25%
de redução de custos

Aumento
do nível de confiabilidade das informações, agora 100% integradas e com dados íntegros.

Controle total
de toda a operação contratual de estágios, entre o aluno jovem aprendiz e as empresas.

Visão imediata
sobre possíveis incidentes nas plataformas

Briefing

Projeto de integração para gigante multinacional do setor de serviços (alocação de mão de obra) com foco nos grandes varejistas do Brasil, já utilizavam o TOTVS RM por muitos anos, mas sem integração com o sistema de Recrutamento e Seleção da fabricante Selecty, a Knowgap recebeu o desafio de realizar a integração entre os dois sistemas de maneira que automatizasse 100% evitando retrabalhos.

Desafios

Devido a alta rotatividade da folha de pagamento, o cliente utilizava um software de mercado para realizar todo o processo de recrutamento e seleção e através desse programa selecionava os candidatos para admissão em folha, mas com uma integração feita totalmente de forma manual, gerando diversas horas de trabalho e sobrecarga da equipe.

Solução

Foi desenvolvido uma integração entre o RM TOTVS com o Selecty, com o intuito de realizar todo o cadastramento das pessoas admitidas no recrutamento e seleção, dessa forma, evitando erros de digitação, falhas no cadastro ou até situações que a pessoa não entrava a tempo na folha de pagamento. Isso deu agilidade e confiabilidade em todo o fluxo de admissão do funcionário, garantindo a integridade das informações entre as plataformas e reduzindo a carga burocrática para o ingresso das pessoas em seus postos de trabalho.

Resultados

100%
na disponibilidade de serviços integrados entre as duas plataformas.

31%
de redução de tempo ao realizar uma nova contratação

Aumento
do nível de produtividade da equipe após a eliminação do desperdício de tempo.

Integração
que não gera retrabalho de manutenção.

Brifing

Neste cliente, onde existia uma alta demanda mensal com emissão de notas fiscais, onde todos os meses o processo demorava dias e não era concluído com exatidão, nós criamos um processo de faturamento automatizado para agilizar o envio das notas fiscais para a prefeitura de São Paulo, garantindo assim, que prazos fossem atendidos, além de evitar trabalhos manuais e erros na operação.

Desafios

O cliente em fase de crescimento, aumentou em muito o volume de notas fiscais que precisaria emitir em face dos contratos fechados. Com aproximadamente 15 mil documentos fiscais precisando ser emitidos mensalmente em período específico, Isso estava gerando lentidão no sistema e travamento aos usuários devido a necessidade de ficar conferindo, faturando de um movimento a outro e enviando para a prefeitura. Um grande ofensor era a quantidade de etapas percorridas para que um faturamento acontecesse.

Solução

O início da solução foi um mapeamento de todo o processo atual (AS IS) para um profundo entendimento dos gaps operacionais do cliente. No TO BE, foi modelado um novo fluxo de movimentos que aliado a customizações via fórmula visual e metadados, fazem toda a seleção do que precisa ser faturado de acordo com todas as regras e particularidades do cliente, avançando cada etapa do processo de forma automática e agendada. Evitando que a rotina do usuário ficasse travada devido ao envio das NFS-e, além disso, ao chegar no financeiro, foram criadas rotinas de registro online do boletos automatizadas juntamente com o envio de relatório do RM Reports, que espelha a nota fiscal + boleto aos clientes, sem a necessidade do usuário ter que voltar a sua atenção para esse tipo de rotina. E com um metadados que grava o log dos envios, o cliente passou a ter controle da execução da rotina e ter a possibilidade de parametrizar a periodicidade dos envios. Não esquecendo, dos relatórios desenvolvidos para conferência de tudo que foi faturado e o que está pendente e em andamento.

Resultados

Economia
de aproximadamente 55% do tempo com a emissão das notas fiscais

19%
de redução de custos

Aumento
do nível de proatividade e produtividade do time

Monitoramento
total do processo estruturado de ponta a ponta

Rapidez
na correção de erros com log claro e objetivo

Briefing

Cliente atuando no setor de obras e projetos, com dificuldades de consolidar as informações e controles da empresa devido o uso ineficiente do TOTVS, além disso, usar outros sistemas para operar determinadas rotinas da organização sem a integração com o ERP.

Desafios

A mudança de um procedimento enraizado na empresa, torna o processo de adequação do ERP às necessidades diárias da operação difíceis e lentas de adaptação dos usuários.  Deixar de utilizar ferramentas que os funcionários já estão habituados não é um movimento fácil, nesse sentido, o objetivo foi trazer para dentro do ERP as mesmas funcionalidades com interfaces parecidas para diminuir o ruído dessa transição.

Solução

O ponto de partida foi a utilização de sprints para aumentar a percepção de entrega junto ao cliente. Dessa forma, foi revitalizado toda a integração do TCOP vs Backoffice, para melhorar tanto o controle de gastos e custos, como os faturamentos dos projetos, de maneira que as informações estivessem integradas e correlacionadas entre si. Além disso, através da utilização de metadados e fórmulas visuais, foi desenvolvido customização para realizar todo o controle de agendamento dos funcionários para atendimento nas obras, garantindo assim, que houvesse um planejamento integrado ao cadastro do projeto no TCOP e a possibilidade de emissão futura das Ordens de serviços oriundas desses atendimento, dentro de fluxo, ainda foi implementado workflows para os gestores aprovarem os agendamentos. Outro ponto conquistado, foi a eliminação de sistema terceiro que fizesse a gestão das as agendas e apropriação dos custos dos serviços prestados — foi criada uma integração com o ponto eletrônico para buscar as batidas dos funcionários alocados nas obras e rotinas para realizar a integração com o projeto que o funcionário atuou. Por fim, relatórios criados para controle de todos os atendimentos e acompanhamentos das obras, queimando assim, a construção manual e fora do sistema desses controles.

Resultados

Integridade
processos definidos, dados integrados e ERP ágil

Dashboards e relatórios
Agora as áreas possuem relatórios e a gerência dashboards para tomada de decisões

Aumento
considerável da produtividade após a revisão dos processos e estruturação dos mesmos no ERP.

Integração
das áreas com mais fluidez dos dados.

Centralização
de todos os dados em apenas uma única ferramenta